Offene Forderungen: Was die incaseof.law-Studie für KMU bedeutet

KMU-News · Einordnung von Stephan Holzbach, Mitautor der Studie

Die Studie „Warten aufs Geld“ der incaseof.law GmbH untersucht Forderungen in den Bilanzen österreichischer Kapitalgesellschaften. Als Mitautor und Gründer von Postservice.at ordne ich hier ein, was kleine und mittlere Unternehmen daraus für ihren Umgang mit offenen Rechnungen mitnehmen können. Meine zentrale Empfehlung: Neben dem Umsatz braucht auch der erwartete Zahlungseingang einen festen Platz in der Unternehmensführung.

Autoren und Herausgeber: Ich, Stephan Holzbach, habe die Studie gemeinsam mit Maximilian Kindler verfasst. Herausgeber ist die incaseof.law GmbH, ein Wiener Unternehmen für digitales Forderungsmanagement. incaseof.law ist ein mit uns befreundetes Institut; meine Mitwirkung an der Studie und diese Verbindung lege ich hier ausdrücklich offen.

Was die incaseof.law-Studie zeigt

Der trend-Bericht vom 15. September 2026 nennt rund 195 Milliarden Euro Forderungsbestand in den Bilanzen österreichischer Kapitalgesellschaften. Als Grundlage beschreibt er 149.916 elektronisch offengelegte Jahresabschlüsse für die Geschäftsjahre 2024 und 2025. Das oberste Prozent der Unternehmen hält demnach rund 61 Prozent des Forderungsvolumens.

Diese Zahlen brauchen eine sorgfältige Einordnung: Ein Forderungsbestand ist nicht automatisch überfällig oder verloren. Die im Bericht ebenfalls erwähnte Schätzung zum Markt für Forderungseinbringung ist eine separate Modellrechnung. Sie darf nicht mit den erhobenen Bilanzwerten gleichgesetzt werden.

Die Untersuchung betrifft Kapitalgesellschaften. Daraus lässt sich kein repräsentativer Befund für alle Einzelunternehmen und Freelancer ableiten. Die praktische Frage, wann aus einer Rechnung ein Zahlungseingang wird, stellt sich für sie trotzdem.

Stephan Holzbach: Der Zahlungseingang verdient einen festen Platz

Ich halte es für sinnvoll, offene Rechnungen genauso regelmäßig anzusehen wie neue Aufträge. Die Auftragslage beantwortet eine andere Frage als das Geschäftskonto. Ein gut gefüllter Kalender sagt noch wenig darüber aus, welche Mittel in den nächsten Wochen tatsächlich zur Verfügung stehen.

Ein vereinfachtes Beispiel: Ein kleiner Dienstleistungsbetrieb wartet auf vier bereits fällige Rechnungen zu jeweils 3.000 Euro. Das sind 12.000 Euro, mit denen er gerechnet hat. Seine eigenen laufenden Zahlungen verschieben sich dadurch nicht automatisch. Das Beispiel ist frei gewählt und keine Kennzahl aus der Studie. Es zeigt, warum auch überschaubare Einzelbeträge zusammen relevant werden können.

Für mich beginnt ein guter Umgang damit bei drei einfachen Fragen: Was ist offen? Was ist bereits fällig? Wer kümmert sich bis wann darum?

Welche offenen Rechnungen brauchen Aufmerksamkeit?

Ich würde in der laufenden Übersicht vier Zustände unterscheiden. Damit wird aus einer langen Liste ein konkreter Arbeitsablauf:

Gerade die Unterscheidung zwischen einer unbeantworteten Rechnung und einer noch ungeklärten Rückfrage hilft bei der Kommunikation. Bevor die nächste Erinnerung verschickt wird, sollte klar sein, ob die Rechnung angekommen ist, ob die richtige Stelle sie erhalten hat und ob noch Unterlagen fehlen.

Fünf Abläufe, die ich kleinen Unternehmen empfehlen würde

1. Rechnungen zeitnah stellen. Sobald eine Leistung vertragsgemäß abgerechnet werden kann, sollte die Rechnung nicht auf einer internen Aufgabenliste liegen bleiben. Zahlungsziel, Bezug zur Leistung und Kontaktdaten müssen für den Empfänger verständlich sein.
2. Offene Posten wöchentlich ansehen. Ein fester Termin schafft Verlässlichkeit. Eine übersichtliche Liste sollte Betrag, Fälligkeit, Ansprechpartner, letzten Kontakt und nächsten Schritt enthalten. Zahlungseingänge werden vor einer Nachfrage abgeglichen.
3. Zuständigkeiten festlegen. Eine Person behält die Übersicht, eine zweite kann bei Abwesenheit übernehmen. Auch im kleinen Team sollte klar sein, wer Rückfragen beantwortet und Zusagen dokumentiert. Die Notfallmappe für Unternehmer hilft, solche Vertretungen nachvollziehbar festzuhalten.
4. Früh und sachlich nachfragen. Eine kurze Nachricht zur fehlenden Zahlung kann zugleich zeigen, ob beim Kunden eine Rechnungskopie, eine Bestellnummer oder eine Klärung zur Leistung benötigt wird. Jede Antwort gehört an dieselbe Stelle wie die Rechnung.
5. Unsichere Eingänge sichtbar machen. Für die eigene Planung würde ich fest zugesagte und noch ungeklärte Zahlungen getrennt betrachten. So wird erkennbar, welche anstehenden Ausgaben auch dann gedeckt sind, wenn sich ein Eingang verschiebt.

Es braucht dafür einen Ablauf, den jemand regelmäßig pflegt. Eine zusätzliche Software allein legt weder Zuständigkeiten fest noch beantwortet sie eine offene Kundenfrage.

incaseof.law als fachlicher Ansprechpartner für offene Forderungen

incaseof.law entwickelt digitale Abläufe für das Forderungsmanagement. Das Wiener Unternehmen wurde 2019 von Maximilian Kindler gegründet. Die Unternehmensvorstellung von incaseof.law beschreibt den fachlichen Hintergrund und die Verbindung von Technologie und rechtlicher Bearbeitung.

Wer seine eigenen Abläufe rund um offene Rechnungen prüfen möchte, findet im incaseof.law-Ratgeber zu offenen Rechnungen im B2B weiterführende Ansätze zur Rechnungsstellung, Dokumentation und Kommunikation. So lässt sich die Auseinandersetzung mit der Studie in die tägliche Arbeit übersetzen.

Warum das auch bei Postservice ein Thema ist

Unsere Leser führen Unternehmen, gründen gerade oder organisieren ihren Betrieb mit einem kleinen Team. Dazu gehören neben einer Geschäftsadresse auch verlässliche administrative Abläufe. Deshalb möchte ich hier wirtschaftliche Themen aufgreifen, die im Tagesgeschäft leicht hinter dem nächsten Auftrag zurückstehen.

Ein Beispiel ist der Umgang mit Geschäftspost: Rückfragen und wichtige Unterlagen sollten die zuständige Person erreichen und anschließend bearbeitet werden. Wie sich dieser Teil organisieren lässt, beschreibt unser Beitrag über digitale Post für Unternehmen. Die Verantwortung für die Bearbeitung bleibt im Betrieb.

Mein Vorschlag für diese Woche: Nehmen Sie sich Ihre offenen Rechnungen vor und ergänzen Sie bei jeder fälligen Position genau einen nächsten Schritt samt Zuständigkeit und Termin. Dann ist beim nächsten Blick in die Liste erkennbar, was sich bewegt hat.

Quellen und Autorenschaft

Die Studienzahlen beziehen sich auf den APA-Bericht bei trend vom 15. September 2026. Die Empfehlungen und das Rechenbeispiel sind meine eigene Einordnung, keine zusätzlichen Studienergebnisse. Weitere Beiträge und die belegte Studienmitwirkung finden Sie im Autorenprofil von Stephan Holzbach.