Notfallmappe für Unternehmerinnen und Unternehmer

Die Notfallmappe ist eine geführte Vorlage mit neun Abschnitten: Unternehmen, Vertretung, Finanzen, Verträge und Fristen, Kunden und Lieferanten, Mitarbeiter, Digitales, Post und Behörden sowie ein Hinweis zu persönlichen Verfügungen. Sie sammelt an einer Stelle, was jemand braucht, der den Betrieb übernimmt, wenn die Inhaberin oder der Geschäftsführer vier Wochen oder länger ausfällt, etwa durch Krankheit oder einen Unfall. Am Ende lässt sich die ausgefüllte Mappe als PDF speichern oder ausdrucken.

Nein. Alle Eingaben bleiben ausschließlich im Speicher Ihres Browsers auf diesem Gerät (localStorage) und werden zu keinem Zeitpunkt an einen Server übertragen. Ein Reload der Seite behält die Eingaben, der Knopf "Eingaben löschen" entfernt sie unwiderruflich aus diesem Browser. Auf einem anderen Gerät oder in einem anderen Browser beginnt die Mappe leer, es gibt keine Kontofunktion und keine Synchronisierung.

Nein, an keiner Stelle. Im Abschnitt Digitales wird ausschließlich nach dem Ort und der Zuständigkeit für Domain, E-Mail, Cloud-Speicher, Buchhaltungssoftware und Social-Media-Konten gefragt, zum Beispiel wer den Zugriff hat oder in welchem Passwortmanager ein Zugang hinterlegt ist. Das Passwort oder der Zugangscode selbst gehört nicht in dieses Werkzeug und sollte ausschließlich in einem dafür vorgesehenen Passwortmanager liegen.

Eine Vorsorgevollmacht regelt, wer persönliche und finanzielle Angelegenheiten entscheidet, wenn eine Person dazu selbst nicht mehr in der Lage ist. Sie wird bei einem Notar, einer Rechtsanwaltskanzlei oder bei einfachen Fällen einem Erwachsenenschutzverein errichtet und erst nach Registrierung im Österreichischen Zentralen Vertretungsverzeichnis wirksam. Die Notfallmappe ersetzt das nicht: Sie ist eine Unternehmensübersicht ohne rechtliche Wirkung, die Vorsorgevollmacht bleibt ein eigenes, persönliches Dokument.

Bei einer GmbH oder FlexCo sind die im Firmenbuch eingetragenen Geschäftsführer vertretungsbefugt, einzeln oder gemeinsam, je nachdem, was der Gesellschaftsvertrag und die Firmenbucheintragung vorsehen. Zusätzlich kann eine Prokura erteilt werden: Sie berechtigt eine bestimmte Person zu den meisten Rechtsgeschäften eines Unternehmens, muss aber vom eingetragenen Unternehmer oder dessen gesetzlichem Vertreter erteilt und im Firmenbuch eingetragen werden. Bei einem Einzelunternehmen ist grundsätzlich nur die Inhaberin oder der Inhaber selbst vertretungsbefugt, sofern keine Prokura oder Handlungsvollmacht erteilt wurde.

Ohne eigene Vollmacht oder Firmenbuch-Eintragung dürfen Angehörige weder Verträge im Namen des Unternehmens unterschreiben noch über das Geschäftskonto verfügen noch RSb-Briefe von Gerichten und Behörden mit bindender Wirkung annehmen. Die familiäre Beziehung allein begründet keine Vertretungsbefugnis. Genau deshalb hält die Notfallmappe fest, wer tatsächlich zeichnungsberechtigt ist und wo hinterlegte Vollmachten liegen, damit diese Frage im Ernstfall nicht neu geklärt werden muss.

Einmal im Jahr genügt für die meisten Betriebe, zusätzlich immer dann, wenn sich Vertretung, Bank, Steuerberatung oder wichtige Verträge ändern. Das Werkzeug bietet dafür einen Kalender-Download mit einer jährlich wiederkehrenden Erinnerung "Notfallmappe prüfen" an, wahlweise ergänzt um die Termine im Fristenkalender.

Nein. Die Notfallmappe ordnet Informationen, die im Unternehmen ohnehin vorhanden sind, ersetzt aber keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Fragen zu Vollmachten, Vertretungsbefugnis oder Unternehmensnachfolge gehören in die Hände eines Notars, einer Rechtsanwaltskanzlei oder einer Steuerberatung. Alle Angaben in diesem Werkzeug sind ohne Gewähr.