Notfallmappe für Unternehmer: Die Vorlage für den Ernstfall

Was gehört in eine Notfallmappe für Unternehmer?

Die Notfallmappe für Unternehmer ist eine geführte Vorlage in neun Abschnitten, die alles sammelt, was jemand braucht, um einen Betrieb zu übernehmen, wenn die Inhaberin oder der Geschäftsführer vier Wochen oder länger ausfällt: Vertretung, Finanzen, Verträge, Kunden, Mitarbeiter, digitale Zugänge und Post. Sie lässt sich kostenlos im Notfallmappe-Werkzeug ausfüllen, alle Eingaben bleiben ausschließlich im Browser, am Ende steht eine druckbare PDF-Mappe.

Warum jeder Betrieb eine Notfallmappe braucht

In den meisten Klein- und Mittelbetrieben steckt ein großer Teil des Wissens über den laufenden Betrieb ausschließlich im Kopf der Inhaberin oder des Geschäftsführers, von der Bankverbindung bis zur Kündigungsfrist des Mietvertrags. Fällt genau diese Person durch Krankheit oder einen Unfall vier Wochen oder länger aus, fehlt selten das Geld, meistens fehlt die Information darüber, wer was weiß und wer wofür zuständig ist. Eine Notfallmappe schreibt dieses Wissen einmal strukturiert auf, statt es im Ernstfall unter Zeitdruck aus E-Mails, Ordnern und dem Gedächtnis von Kolleginnen und Kollegen zusammenzusuchen.

Die neun Abschnitte der Notfallmappe im Überblick

Unternehmen: Firma im genauen Wortlaut, Rechtsform, Firmenbuchnummer, UID-Nummer, Geschäftsadresse und wo die Steuernummer abgelegt ist, nicht die Nummer selbst.

Vertretung: wer im Ernstfall entscheidet, wer zeichnungsberechtigt ist, ob Vollmachten hinterlegt sind und wo, dazu ein Notfallkontakt mit Telefonnummer.

Finanzen: bei welcher Bank das Unternehmenskonto liegt, ob eine Bankvollmacht existiert, wer Löhne und Abgaben weiterzahlt, und die Kontaktdaten der Steuerberatung.

Verträge und Fristen: Mietvertrag, Versicherungen, Leasingverträge und die Kündigungsfristen, die sonst niemand im Kopf hat, ergänzt um den Fristenkalender für die laufenden Steuertermine.

Kunden und Lieferanten: die fünf wichtigsten Geschäftsbeziehungen, laufende Aufträge und wer sie im Ernstfall informiert.

Mitarbeiter: wer im Team wen vertritt, wo die Dienstpläne liegen und wer die Lohnverrechnung übernimmt.

Digitales: ausschließlich Ort und Zuständigkeit für Domain, E-Mail, Cloud-Speicher, Buchhaltungssoftware und Social-Media-Konten, nie ein Passwort selbst.

Post und Behörden: wer die Post abholt, ob eine Postvollmacht besteht, wer RSb-Briefe von Gerichten und Behörden annimmt und bei wem der FinanzOnline-Zugang liegt.

Persönliche Verfügungen: nur ein Hinweis, dass eine Vorsorgevollmacht und eine Patientenverfügung persönliche Dokumente sind, die bei einem Notar oder einer Rechtsanwaltskanzlei entstehen, keine Vorlage im Unternehmenswerkzeug.

Typische Lücken, die erst im Ernstfall auffallen

Am häufigsten fehlt eine schriftliche Übersicht darüber, wer tatsächlich zeichnungsberechtigt ist, weil in vielen Betrieben nur eine Person unterschreibt und niemand die Vertretungsregel aus dem Gesellschaftsvertrag griffbereit hat. Ähnlich häufig fehlt ein aktueller Überblick über Kündigungsfristen von Verträgen, weil sie einzeln in Ordnern liegen statt an einer Stelle zusammengefasst zu sein. Am unangenehmsten wird es bei den digitalen Zugängen: Wenn nur eine Person weiß, wo die Domain verwaltet wird oder welche Buchhaltungssoftware im Einsatz ist, steht der Betrieb an dieser Stelle still, unabhängig von seiner eigentlichen Größe.

In einer Stunde ausfüllen: so gehen Sie vor

Beginnen Sie mit den Abschnitten Unternehmen und Vertretung, die lassen sich meist ohne Nachschauen in wenigen Minuten ausfüllen. Danach folgen Finanzen und Post, weil dort oft nur ein Name und eine Telefonnummer fehlen. Verträge und Fristen brauchen etwas mehr Zeit, weil Sie dafür kurz in den Ordner mit den Mietverträgen und Versicherungspolizzen schauen müssen. Den Abschnitt Digitales füllen viele am schnellsten gemeinsam mit einer zweiten Person aus dem Team aus, weil dort mehrere Zuständigkeiten zusammenkommen. Am Ende steht im Notfallmappe-Werkzeug eine Vorschau der gesamten Mappe, die sich direkt als PDF speichern oder ausdrucken lässt, dazu ein Kalender-Download für die jährliche Erinnerung, die Mappe erneut zu prüfen.

Vollmachten und Vertretung: die rechtliche Seite kurz erklärt

Österreich kennt für den Ernstfall zwei getrennte Ebenen: geschäftliche Vollmachten für das Unternehmen und die persönliche Vorsorgevollmacht für die Person selbst. Eine Bankvollmacht oder eine Prokura werden von der Geschäftsführung erteilt und regeln, wer im Namen des Unternehmens handeln darf. Die Vorsorgevollmacht dagegen regelt, wer persönliche und finanzielle Angelegenheiten entscheidet, wenn jemand dazu selbst nicht mehr in der Lage ist, wird bei einem Notar oder einer Rechtsanwaltskanzlei errichtet und wirkt laut oesterreich.gv.at erst nach Registrierung im Österreichischen Zentralen Vertretungsverzeichnis. Bei einer GmbH sind grundsätzlich die im Firmenbuch eingetragenen Geschäftsführer vertretungsbefugt, wie im Artikel GmbH gründen Schritt für Schritt beschrieben, und ohne eigene Vollmacht dürfen Angehörige weder Verträge unterschreiben noch über das Geschäftskonto verfügen. Für die laufende Post reicht dagegen häufig eine einfache Postvollmacht, mit der eine bestimmte Person oder ein Dienstleister Briefe und auch RSb-Sendungen im Namen des Unternehmens entgegennehmen darf.

Häufige Fragen

Werden die Eingaben in der Notfallmappe gespeichert oder verschickt?

Nein. Alle Eingaben bleiben ausschließlich im Speicher Ihres Browsers auf diesem Gerät und werden zu keinem Zeitpunkt an einen Server übertragen. Ein Reload der Seite behält die Eingaben, der Knopf "Eingaben löschen" entfernt sie unwiderruflich aus diesem Browser.

Fragt die Notfallmappe nach Passwörtern?

Nein, an keiner Stelle. Im Abschnitt Digitales wird ausschließlich nach dem Ort und der Zuständigkeit für Domain, E-Mail, Cloud und Buchhaltungssoftware gefragt, niemals nach dem Passwort oder Zugangscode selbst.

Ist die Notfallmappe dasselbe wie eine Vorsorgevollmacht?

Nein. Die Notfallmappe ist eine Unternehmensübersicht ohne rechtliche Wirkung, die Vorsorgevollmacht ist ein eigenes, persönliches Dokument, das bei einem Notar oder einer Rechtsanwaltskanzlei errichtet wird und erst nach Registrierung im Österreichischen Zentralen Vertretungsverzeichnis wirkt.

Wie oft sollte ich die Notfallmappe aktualisieren?

Einmal im Jahr genügt für die meisten Betriebe, zusätzlich immer dann, wenn sich Vertretung, Bank, Steuerberatung oder wichtige Verträge ändern. Das Werkzeug bietet dafür einen Kalender-Download mit einer jährlich wiederkehrenden Erinnerung an.

Was dürfen Angehörige ohne Vollmacht nicht?

Ohne eigene Vollmacht oder Firmenbuch-Eintragung dürfen Angehörige weder Verträge im Namen des Unternehmens unterschreiben noch über das Geschäftskonto verfügen noch RSb-Briefe von Gerichten und Behörden mit bindender Wirkung annehmen. Die familiäre Beziehung allein begründet keine Vertretungsbefugnis.

Quellen

• oesterreich.gv.at: Vorsorgevollmacht
• oesterreich.gv.at: Patientenverfügung
• USP: Veränderungen im Unternehmen
• JustizOnline: Firmenbuchabfrage
• RIS: Unternehmensgesetzbuch, Erteilung der Prokura