Buchhaltung für kleine Betriebe in Österreich: Pflichten, Belege und Fristen
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Bilanz, Belege 7 Jahre aufbewahren, Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich: was kleine Betriebe buchhalterisch erledigen, und wer welche Arbeit übernehmen darf.
Kurz gesagt: Kleine Betriebe in Österreich führen entweder eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder eine doppelte Buchführung. Die Grenze liegt bei 700.000 Euro Umsatz, Kapitalgesellschaften bilanzieren immer. Belege sind grundsätzlich 7 Jahre aufzubewahren, die Umsatzsteuervoranmeldung ist monatlich oder vierteljährlich fällig.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchführung
Welche Form für Sie gilt, hängt an der Rechtsform und am Umsatz. Das Unternehmensgesetzbuch knüpft die Rechnungslegungspflicht an eine Umsatzschwelle von 700.000 Euro im Geschäftsjahr.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Der Normalfall für Einzelunternehmen und Personengesellschaften unter der Umsatzschwelle. Erfasst wird, was tatsächlich zufließt und abfließt.
Doppelte Buchführung ab der Schwelle
Wird die Schwelle in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten, beginnt die Pflicht im zweitfolgenden Jahr. Bei mehr als 1.000.000 Euro Umsatz gilt sie schon im Jahr darauf.
Kapitalgesellschaften bilanzieren immer
GmbH, FlexCo und AG sind wegen ihrer Rechtsform rechnungslegungspflichtig, unabhängig vom Umsatz.
Ausgenommen von der Rechnungslegungspflicht sind Angehörige der freien Berufe sowie Land- und Forstwirte, auch wenn sie die Schwelle überschreiten. Für alle anderen gilt: Unter der Schwelle genügt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, darüber wird bilanziert. Wer den Wechsel vor sich hat, plant ihn am besten mit seinem Steuerberater, weil sich mit der Methode auch der Gewinnbegriff ändert.
Belege: was dazugehört und wie lange sie bleiben
Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege sind grundsätzlich 7 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Unterlage bezieht.
Ausgangsrechnungen
Jede Rechnung, die Sie stellen, mit fortlaufender Nummer und allen Pflichtangaben.
Eingangsrechnungen und Zahlungsbelege
Rechnungen Ihrer Lieferanten, Kontoauszüge, Kassabelege und Zahlungsnachweise.
Aufzeichnungen und Verträge
Anlagenverzeichnis, Fahrtenbuch, Verträge: alles, was eine Buchung erklärt.
Solange die Unterlagen für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung sind, verlängert sich die Frist. Grundlage ist die Bundesabgabenordnung. Digital abgelegte Belege sind zulässig, solange sie vollständig, geordnet und lesbar bleiben. Wer diese Sammlung nicht selbst führen möchte, gibt sie ab: laufende Buchhaltung ab 250 Euro netto übernimmt Postservice.at, inklusive Belegerfassung und Kontierung.
Umsatzsteuer: Voranmeldung, Fristen, Kleinunternehmerregelung
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist die Selbstberechnung der Umsatzsteuer für einen Monat oder ein Quartal. Wie oft Sie abrechnen, hängt am Umsatz des Vorjahres.
Monatlich oder vierteljährlich
Ab 100.000 Euro Vorjahresumsatz monatlich, zwischen 55.000 und 100.000 Euro vierteljährlich.
Fällig am 15.
Die Voranmeldung ist am 15. des zweitfolgenden Monats fällig, gemeldet wird über FinanzOnline.
Kleinunternehmerregelung
Bis 55.000 Euro Jahresumsatz keine Umsatzsteuer auf eigenen Rechnungen, dafür auch kein Vorsteuerabzug.
Überschreiten Sie die Kleinunternehmergrenze im laufenden Kalenderjahr um nicht mehr als 10 Prozent, dürfen Sie die Regelung bis zum Jahresende weiter anwenden. Was das für Ihre Rechnungen bedeutet, steht im Artikel Kleinunternehmerregelung in Österreich. Alle Termine des Jahres mit Rhythmus und zuständiger Stelle zeigt der Fristenkalender für Steuer- und Meldetermine.
Registrierkasse, Sozialversicherung und Termine
Neben der Buchhaltung selbst laufen drei Pflichten mit, die kleine Betriebe regelmäßig treffen.
Registrierkasse
Ab 15.000 Euro Jahresumsatz und mehr als 7.500 Euro Barumsatz brauchen Sie eine Registrierkasse und erteilen für jeden Barumsatz einen Beleg.
Sozialversicherung der Selbständigen
Mit einer Gewerbeberechtigung sind Sie bei der SVS pflichtversichert. Die Beiträge richten sich nach Ihrem Gewinn.
Termine im Jahresverlauf
Umsatzsteuer, Einkommensteuer-Vorauszahlung, Lohnabgaben und der Jahresbeleg der Registrierkasse haben feste Termine.
Ihre voraussichtlichen Beiträge rechnen Sie mit dem SVS-Rechner für die Sozialversicherung der Selbständigen durch.
Selbst machen, Buchhalter oder Steuerberater
Drei Wege, und der Unterschied liegt weniger im Preis als in der Frage, wer welche Arbeit überhaupt übernehmen darf.
Selbst machen
Bei wenigen Belegen üblich. Sie brauchen ein Programm, Disziplin bei den Fristen und ein Auge auf die Umsatzgrenzen.
Buchhaltung abgeben
Selbständige Buchhalterinnen und Buchhalter führen die laufende Buchhaltung. Was ihre Befugnis abdeckt, regelt das Bilanzbuchhaltungsgesetz.
Steuerberatung
Steuererklärungen, steuerliche Beratung und die Vertretung vor den Abgabenbehörden sind nach dem Wirtschaftstreuhandberufsgesetz den Wirtschaftstreuhandberufen vorbehalten.
In der Praxis kombinieren viele kleine Betriebe zwei davon: Die laufende Buchhaltung geben sie ab, Jahresabschluss und Steuererklärung bleiben beim Steuerberater. Genau so ist der Buchhaltungsservice in Wien von Postservice.at aufgebaut: Belegerfassung, Bank- und Kassabuch, Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung und eine Monatsübersicht, ausgeführt von einer Buchhalterin mit Befugnis nach dem Bilanzbuchhaltungsgesetz.
Häufige Fragen zur Buchhaltung für kleine Betriebe
Welche Buchhaltung muss ein kleiner Betrieb in Österreich führen?
Einzelunternehmen und Personengesellschaften führen in der Regel eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Überschreitet der Umsatz die Schwelle von 700.000 Euro im Geschäftsjahr, greift die Rechnungslegungspflicht nach dem Unternehmensgesetzbuch und damit die doppelte Buchführung. GmbH, FlexCo und AG bilanzieren unabhängig vom Umsatz.
Wie lange müssen Belege in Österreich aufbewahrt werden?
Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege sind laut Bundesabgabenordnung grundsätzlich 7 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Unterlage bezieht, und verlängert sich, solange die Unterlagen für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung sind.
Wann ist die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich, wann vierteljährlich?
Ab 100.000 Euro Vorjahresumsatz wird monatlich abgerechnet, zwischen 55.000 und 100.000 Euro vierteljährlich. Fällig ist die Voranmeldung am 15. des zweitfolgenden Monats, übermittelt wird sie über FinanzOnline.
Was ändert die Kleinunternehmerregelung an der Buchhaltung?
Bis 55.000 Euro Jahresumsatz verrechnen Sie keine Umsatzsteuer auf eigenen Rechnungen und haben im Gegenzug keinen Vorsteuerabzug. Aufzeichnungen, Belege und die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung entfallen dadurch nicht. Bei einer Überschreitung um nicht mehr als 10 Prozent gilt die Regelung bis zum Jahresende weiter.
Wer braucht eine Registrierkasse?
Betriebe mit mehr als 15.000 Euro Jahresumsatz, von denen mehr als 7.500 Euro bar vereinnahmt werden, brauchen eine Registrierkasse und erteilen für jeden Barumsatz einen Beleg. Zum Jahresende kommt der Jahresbeleg dazu.
Darf ein selbständiger Buchhalter meine Steuererklärung machen?
Nein. Was selbständige Buchhalterinnen und Buchhalter übernehmen dürfen, regelt das Bilanzbuchhaltungsgesetz: die laufende Buchhaltung und, je nach Befugnis, die Umsatzsteuervoranmeldung. Steuererklärungen, steuerliche Beratung und die Vertretung vor den Abgabenbehörden sind nach dem Wirtschaftstreuhandberufsgesetz den Wirtschaftstreuhandberufen vorbehalten.
Kann ich meine Buchhaltung selbst machen?
Ja. Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung lässt sich bei überschaubarer Belegzahl selbst führen, nötig sind ein geeignetes Programm, geordnete Belege und ein Blick auf die Fristen. Mit steigender Belegzahl und bei Bilanzierungspflicht wird die Abgabe an eine Buchhalterin oder einen Steuerberater der übliche Weg.
Was kostet es, die laufende Buchhaltung abzugeben?
Der Buchhaltungsservice von Postservice.at beginnt bei 250 Euro netto im Monat, der genaue Preis richtet sich nach der Anzahl Ihrer Belege. Jahresabschluss und Steuererklärung bleiben bei Ihrem Steuerberater.