UID-Nummer Österreich: beantragen und prüfen

Die UID-Nummer ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, mit der Sie sich im EU-Geschäftsverkehr als Unternehmen ausweisen. In Österreich besteht sie aus dem Länderkürzel AT, dem Buchstaben U und acht Ziffern. Wer sich beim Finanzamt regulär zur Umsatzsteuer registriert, bekommt sie automatisch mit der Steuernummer. Wer ausschließlich unecht befreite Umsätze macht, also typischerweise als Kleinunternehmer, bekommt sie nur auf Antrag und nur mit Begründung. Genau daran scheitern die meisten in der Praxis.

Was ist die UID-Nummer?

Die UID-Nummer ist laut Unternehmensserviceportal eine individuelle Identifikationsnummer für Unternehmen, die zur Umsatzsteuer registriert sind. Mit ihr weisen Sie gegenüber einem Geschäftspartner nach, dass Sie eine Leistung als Unternehmen beziehen und nicht als Privatperson. Das entscheidet darüber, wer die Umsatzsteuer schuldet.

Praktisch relevant wird sie überall dort, wo eine Rechnung ohne österreichische Umsatzsteuer laufen soll: bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, beim Bezug von Leistungen aus anderen EU-Staaten und beim Reverse-Charge-Verfahren.

Jedes Unternehmen erhält nur eine österreichische UID, auch bei mehreren Betrieben oder Tätigkeiten. Sie gilt nur für den unternehmerischen Bereich: Kaufen Sie privat ein, darf die UID-Nummer nicht vorgewiesen werden.

Aufbau: ATU und acht Stellen

Das Format ist EU-weit festgelegt. Für Österreich beschreibt das Finanzministerium in den Konstruktionsregeln der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern den Aufbau: nach dem Staatencode AT folgt an erster Stelle immer der Buchstabe U, danach acht Ziffern von 0 bis 9. Eine österreichische UID sieht also immer aus wie ATU12345678.

Die letzte Stelle ist keine beliebige Ziffer, sondern eine errechnete Prüfziffer. Deshalb fällt ein Zahlendreher bei einer Abfrage sofort auf. Wenn eine UID-Prüfung fehlschlägt, lohnt sich zuerst der Blick auf Tippfehler, bevor Sie die Gegenseite kontaktieren.

UID, Steuernummer, Firmenbuchnummer: die drei Nummern auseinanderhalten

Diese drei Nummern werden ständig verwechselt. Das Unternehmensserviceportal weist ausdrücklich darauf hin, dass die UID von der Steuernummer zu unterscheiden ist.

Die Steuernummer ist laut Unternehmensserviceportal neunstellig, wird nach Prüfung der Unterlagen vom Finanzamt vergeben und ist der Ordnungsbegriff Ihres Unternehmens. Auf ihr läuft Ihr Abgabenkonto. Sie gehört auf Schriftstücke an das Finanzamt, aber nicht auf Kundenrechnungen. Die Firmenbuchnummer wiederum hat nur, wer im Firmenbuch steht: Ein Einzelunternehmen kann eine UID-Nummer haben und trotzdem keine Firmenbuchnummer. Wie die Eintragung abläuft, beschreibt der Leitfaden zur Firmenbuch-Eintragung.

Wer braucht eine UID-Nummer?

Zwingend brauchen Sie eine UID-Nummer, sobald Sie über die Grenze arbeiten: bei Lieferungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten, bei innergemeinschaftlichen Erwerben und bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Rein innerösterreichisch tätige Unternehmen mit Regelbesteuerung haben ohnehin eine, weil sie automatisch vergeben wird. Für sie ist die UID-Nummer vor allem eine Pflichtangabe auf der Rechnung.

Kleinunternehmer stehen anders da. Sie führen ausschließlich unecht befreite Umsätze aus und brauchen für das reine Inlandsgeschäft keine UID-Nummer. Sobald aber ein EU-Kunde oder ein EU-Lieferant ins Spiel kommt, ändert sich das. Der klassische Fall: Ein österreichischer Kleinunternehmer bucht Software oder Werbeleistungen bei einem Anbieter in Irland oder den Niederlanden. Dann wird die UID-Nummer gebraucht. Was die Regelung sonst noch bedeutet, steht im Artikel zur Kleinunternehmerregelung in Österreich.

UID-Nummer beantragen: automatisch oder auf Antrag

Der Regelfall: automatische Vergabe

Wer sich beim Finanzamt neu erfasst, füllt einen Fragebogen aus: Verf 15 für Aktiengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Verf 16 für Gesellschaften, Verf 24 für natürliche Personen. Bei Einreichung dieser Fragebögen wird die UID-Nummer laut Unternehmensserviceportal im Zuge der Vergabe der Steuernummer von Amts wegen erteilt. Der Grundsatz dahinter: Wer Lieferungen und sonstige Leistungen in Österreich erbringt, die zum Vorsteuerabzug berechtigen, oder innergemeinschaftliche Erwerbe in Österreich bewirkt, bekommt die Nummer ohne eigenes Zutun.

Die Ausnahme: Antrag mit Formular U15

Wird die UID nicht automatisch vergeben, läuft sie über einen eigenen Antrag beim Finanzamt. Das Formular heißt U15, Antrag auf Vergabe einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Hier liegt die eigentliche Praxis-Falle. Das Unternehmensserviceportal formuliert es klar: Unternehmen, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen, sowie pauschalierte Land- und Forstwirte haben nur dann einen Anspruch auf Erteilung einer UID-Nummer, wenn sie diese für Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen in anderen EU-Mitgliedstaaten benötigen. Eine UID-Nummer auf Vorrat, weil sie professioneller aussieht, gibt es also nicht.

Das Formular bildet das direkt ab. Im ersten Block kreuzen Sie an, warum Sie keine automatische Vergabe bekommen haben, etwa weil Sie ausschließlich Umsätze ausführen, die zum Ausschluss vom Vorsteuerabzug führen. Im zweiten Block müssen Sie begründen, wofür Sie die Nummer brauchen: Überschreiten der Erwerbsschwelle, Erwerb neuer Fahrzeuge oder verbrauchsteuerpflichtiger Waren, Verzicht auf die Erwerbsschwelle, innergemeinschaftliche Lieferungen oder grenzüberschreitende sonstige Leistungen mit Übergang der Steuerschuld. Ohne Häkchen im zweiten Block ist der Antrag unvollständig.

Erwerbsschwelle: 11.000 Euro

Für Unternehmen ohne Vorsteuerabzug hängt die Besteuerung des innergemeinschaftlichen Erwerbs an einer Schwelle. Sie beträgt laut Unternehmensserviceportal 11.000 Euro. Dieselbe Zahl steht im Formular U15: Die UID wird unter anderem dann benötigt, wenn die innergemeinschaftlichen Erwerbe im vorangegangenen Kalenderjahr 11.000 Euro überstiegen haben oder im laufenden Jahr voraussichtlich übersteigen werden.

Sie können auf die Erwerbsschwelle auch freiwillig verzichten, das ist ein eigener Ankreuzpunkt im Formular. Die Entscheidung sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung durchrechnen, weil Sie damit in die Erwerbsbesteuerung wechseln.

Wo finde ich meine UID-Nummer?

Die UID-Nummer wird Ihnen vom Finanzamt mit Bescheid vergeben, und dieser Vergabebescheid kommt per Post. Laut Unternehmensserviceportal sind Ihre Firmendaten sowohl auf dem UID-Vergabebescheid als auch auf jeder Mitteilung des zuständigen Umsatzsteuerfinanzamtes ersichtlich. Der letzte Brief vom Finanzamt ist also oft der schnellste Weg zur eigenen Nummer.

Ist der Bescheid nicht mehr auffindbar, gibt es dafür ein eigenes Formular: U15a, Antrag auf neuerliche Bekanntgabe der UID-Nummer. Damit bitten Sie das Finanzamt, die bereits mit Bescheid vergebene Nummer noch einmal bekanntzugeben, und bekommen sie direkt am Formular bestätigt. Verwechseln Sie U15a nicht mit U15: U15 ist die Neuvergabe, U15a die Wiederbekanntgabe.

UID-Nummer prüfen: Bestätigungsverfahren Stufe 1 und Stufe 2

Die UID des Geschäftspartners zu prüfen ist Ihr eigener Schutz: Stellt sich eine UID im Nachhinein als ungültig heraus, kippt die Steuerfreiheit Ihrer Lieferung, und die Umsatzsteuer bleibt bei Ihnen hängen. Dafür gibt es das UID-Bestätigungsverfahren in zwei Stufen:

• Stufe 1, das einfache Verfahren: Hier wird lediglich die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat vergebenen UID-Nummer überprüft.
• Stufe 2, das qualifizierte Verfahren: Hier wird die Gültigkeit im Zusammenhang mit einem bestimmten Namen und einer bestimmten Anschrift überprüft.

Stufe 2 ist der Standard bei neuen Geschäftsbeziehungen und immer dann, wenn Sie Zweifel an den Angaben der Gegenseite haben. Nur Stufe 2 sagt Ihnen, ob die Nummer tatsächlich zu dem Unternehmen gehört, mit dem Sie gerade Geschäfte machen.

FinanzOnline oder VIES

Unternehmen müssen die Abfrage laut Unternehmensserviceportal verpflichtend über FinanzOnline durchführen. Nur wenn die technischen Voraussetzungen fehlen, sind schriftliche Anfragen an das Finanzamt möglich. Daneben besteht die Möglichkeit einer elektronischen Selbstabfrage über den EU-Server des Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystems, meist als VIES oder MIAS bekannt. Praktisch heißt das: VIES für den schnellen Blick zwischendurch, FinanzOnline für die Abfrage, die Sie dokumentieren können.

Eine Fehlerquelle, die regelmäßig für Verwirrung sorgt: Nummern mit dem Präfix EU, IM oder IN sowie Nummern mit dem Zusatz EX am Ende sind laut Unternehmensserviceportal keine UID-Nummern, sondern Identifikationsnummern für andere Verfahren. Sie können im Bestätigungsverfahren gar nicht abgefragt werden. Wenn eine Prüfung ins Leere läuft, lohnt sich der Blick auf das Präfix.

Warum Sie den Ausdruck aufbewahren sollten

Die ausgedruckte Bestätigung gilt als Beleg und unterliegt den abgabenrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Das Unternehmensserviceportal hält außerdem fest, dass die Inanspruchnahme des Bestätigungsverfahrens ein Hinweis auf die Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns sein kann. Wer prüft und den Nachweis aufhebt, steht bei einer späteren Prüfung also deutlich besser da.

UID auf Rechnung und im Impressum

Auf der Rechnung

Ihre eigene UID-Nummer gehört zu den Pflichtangaben einer Rechnung. Dazu kommt eine Schwelle, die viele übersehen: Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 10.000 Euro übersteigt, muss zusätzlich die UID-Nummer des Leistungsempfängers angegeben werden, wenn das leistende Unternehmen im Inland ansässig ist und die Leistung für das Unternehmen des Empfängers erbracht wird. Die vollständige Liste führt das Unternehmensserviceportal unter Formerfordernisse einer Rechnung.

Fehlt diese Angabe, entspricht die Rechnung nicht den Formerfordernissen des Umsatzsteuergesetzes. Für Ihren Kunden bedeutet das im schlimmsten Fall den Verlust des Vorsteuerabzugs, für Sie eine Rechnung, die zurückkommt.

Im Impressum

Im Impressum gilt eine mildere Regel. Das E-Commerce-Gesetz verlangt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ausdrücklich nur, sofern vorhanden. Dieselbe Formulierung gilt für Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht. Wer als Kleinunternehmer keine UID-Nummer hat, muss also keine erfinden. Wer eine hat, muss sie angeben.

Welche Angaben sonst noch verpflichtend sind, stellt der Impressum-Generator zusammen, den rechtlichen Hintergrund liefert der Artikel zur Impressumspflicht in Österreich.

Behördenpost kommt weiter per Post

Der UID-Vergabebescheid zeigt ein Muster, das sich durch die ganze Gründung zieht: Das Verfahren läuft digital, die verbindliche Urkunde kommt trotzdem auf Papier. Genauso ist es bei der Gewerbeanmeldung und bei Rückfragen zu einem offenen Antrag.

Wer kein festes Büro hat oder von zu Hause aus arbeitet, hat damit ein reales Problem. Eine Geschäftsadresse in Wien löst das: eine echte physische Adresse im ersten Bezirk, kein Postfach, an die Behörden zustellen können. Ihre Post holen Sie selbst ab, Montag bis Sonntag, oder erhalten sie digital per Scan. Ein Bescheid, der drei Wochen im Briefkasten der Privatwohnung liegt, während Sie auf Ihre UID-Nummer warten, ist damit vom Tisch.

Häufige Fragen

Wie ist die UID-Nummer in Österreich aufgebaut?

Nach dem Staatencode AT folgt an erster Stelle der Buchstabe U, danach acht Ziffern. Eine österreichische UID hat damit die Form ATU12345678. Die letzte Stelle ist eine errechnete Prüfziffer, deshalb fällt ein Zahlendreher bei jeder Abfrage sofort auf.

Bekomme ich die UID-Nummer automatisch?

Ja, wenn Sie sich regulär zur Umsatzsteuer erfassen lassen. Bei Einreichung der Fragebögen Verf 15, Verf 16 oder Verf 24 wird die UID-Nummer im Zuge der Steuernummervergabe von Amts wegen erteilt. Erfolgt keine automatische Vergabe, beantragen Sie sie mit dem Formular U15 beim Finanzamt.

Bekommen Kleinunternehmer eine UID-Nummer?

Nur auf Antrag und nur mit Begründung. Unternehmen, die ausschließlich Umsätze ohne Recht auf Vorsteuerabzug ausführen, haben laut Unternehmensserviceportal nur dann einen Anspruch auf eine UID-Nummer, wenn sie diese für Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen in anderen EU-Mitgliedstaaten brauchen. Im Formular U15 müssen Sie diesen Grund ausdrücklich ankreuzen.

Wie prüfe ich eine UID-Nummer?

Über das Bestätigungsverfahren. Stufe 1 prüft nur die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat vergebenen Nummer, Stufe 2 zusätzlich die Zuordnung zu einem bestimmten Namen und einer bestimmten Anschrift. Unternehmen müssen die Abfrage verpflichtend über FinanzOnline durchführen, daneben ist eine Selbstabfrage über den EU-Server möglich. Den Ausdruck sollten Sie als Beleg aufbewahren.

Muss die UID-Nummer auf jeder Rechnung stehen?

Ihre eigene UID-Nummer gehört zu den Pflichtangaben einer Rechnung. Zusätzlich muss bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 10.000 Euro übersteigt, auch die UID-Nummer des Leistungsempfängers angegeben werden, wenn das leistende Unternehmen im Inland ansässig ist und die Leistung für das Unternehmen des Empfängers erbracht wird.

Ich habe meine UID-Nummer verloren, was jetzt?

Die UID wird mit Bescheid vergeben. Ist der Bescheid nicht mehr auffindbar, stellen Sie mit dem Formular U15a einen Antrag auf neuerliche Bekanntgabe der UID-Nummer beim Finanzamt. Das ist ein anderes Formular als U15, mit dem die Nummer erstmals vergeben wird.

Quellen

• USP: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• USP: UID-Bestätigungsverfahren
• USP: Innergemeinschaftlicher Erwerb (Erwerbsschwelle 11.000 Euro)
• USP: Formerfordernisse einer Rechnung
• USP: Organisatorische Maßnahmen (Steuernummer und Abgabenkonto)
• BMF: Konstruktionsregeln der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (PDF)
• BMF-Formular U15: Antrag auf Vergabe einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• BMF-Formular U15a: Antrag auf neuerliche Bekanntgabe der UID-Nummer
• E-Commerce-Gesetz (ECG) im Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS)
• Europäische Kommission: MIAS/VIES-Abfrage der Mehrwertsteuernummer