Kleinunternehmerregelung - Rechnung ohne Umsatzsteuer

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Umsatzsteuerbefreiung: Bleiben Sie mit Ihrem Jahresumsatz unter 55.000 Euro, verrechnen Sie auf Ihren eigenen Rechnungen keine Umsatzsteuer und führen auch keine ab. Im Gegenzug steht Ihnen kein Vorsteuerabzug zu. Sie ist eine reine Steuerregelung, keine Rechtsform, und gilt in dieser Form seit 1. Jänner 2025.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung befreit Unternehmen mit geringem Umsatz von der Umsatzsteuer. Wer die Grenze nicht überschreitet, muss auf eigenen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und keine an das Finanzamt abführen. Diese Vereinfachung betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer, nicht die Einkommensteuer und nicht Ihre Sozialversicherung.

Die aktuelle Umsatzgrenze liegt laut Unternehmensserviceportal (USP) bei 55.000 Euro brutto pro Jahr. Sie gilt seit 1. Jänner 2025 und hat die frühere, deutlich niedrigere Grenze abgelöst. Für die Berechnung zählt laut USP das gesamte vereinbarte Entgelt, eine fiktive Umsatzsteuer wird nicht mehr abgezogen.

Wichtig ist der Unterschied zur sogenannten unechten Steuerbefreiung. Genau um eine solche handelt es sich hier: Sie sind von der Umsatzsteuer befreit, verlieren dafür aber das Recht, sich die Vorsteuer aus Ihren eigenen Einkäufen zurückzuholen.

Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die auf den Rechnungen Ihrer Lieferanten steht. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen holen sich diese Beträge vom Finanzamt zurück. Als Kleinunternehmer können Sie das nicht, weil Sie selbst keine Umsatzsteuer verrechnen.

Der Begriff "Kleingewerbe" wird umgangssprachlich oft gleichgesetzt, ist aber irreführend. Ein Gewerbe melden Sie unabhängig von der Steuer an. Wie das abläuft, lesen Sie in der Anleitung zur Gewerbeanmeldung in Österreich.

Warum Ihre Eingangsrechnungen trotzdem Umsatzsteuer enthalten

Das ist der häufigste Irrtum unter Kleinstunternehmern: Die Befreiung gilt nur für Ihre eigenen Ausgangsrechnungen, also für das, was Sie Ihren Kundinnen und Kunden verrechnen. Sie gilt nicht für die Rechnungen, die Sie von anderen erhalten. Ihre Lieferanten sind in aller Regel umsatzsteuerpflichtig und müssen die Umsatzsteuer regulär ausweisen, ganz gleich, ob ihr Kunde Kleinunternehmer ist oder nicht.

Es ist deshalb sachlich falsch, von einem Lieferanten eine Rechnung ohne Umsatzsteuer zu verlangen, nur weil man selbst Kleinunternehmer ist. Die Steuerbefreiung ist an Ihre eigene Person und Ihren eigenen Umsatz geknüpft, nicht an die Person Ihres Vertragspartners. Der Lieferant bleibt gegenüber seinem Finanzamt umsatzsteuerpflichtig und verrechnet Ihnen die Umsatzsteuer korrekt.

Der entscheidende Punkt für Ihre Kalkulation: Weil Ihnen als Kleinunternehmer kein Vorsteuerabzug zusteht, ist der Bruttobetrag auf der Eingangsrechnung Ihr echter Kostenpreis. Ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen zahlt zunächst brutto und bekommt die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück, für dieses Unternehmen zählt also nur der Nettopreis. Bei Ihnen bleibt der volle Bruttobetrag hängen. Diese Regel bestätigt das USP ausdrücklich: Bei der unechten Steuerbefreiung steht kein Vorsteuerabzug zu (USP: Kleinunternehmen).

Rechnen Sie also bei Ihren Einkäufen immer mit dem Bruttopreis. Das gilt für Software, Wareneinkauf, Büromaterial und jede andere Ausgabe. Wer das übersieht, kalkuliert seine Margen zu knapp.

Muss ich als Kleinunternehmer überhaupt Steuern zahlen?

Umsatzsteuer nein, Einkommensteuer möglicherweise ja. Die beiden Steuern hängen an völlig unterschiedlichen Größen: Die Umsatzsteuerbefreiung richtet sich nach Ihrem Umsatz (bis 55.000 Euro), die Einkommensteuer nach Ihrem Gewinn. Der Kleinunternehmerstatus schaltet nur die Umsatzsteuer ab, die Einkommensteuer bleibt davon unberührt.

Für die Einkommensteuer gilt 2026 ein steuerfreier Grundbereich. Laut USP: Tarifstufen bleibt ein Einkommen bis 13.539 Euro pro Jahr steuerfrei (0-Prozent-Stufe). Erst darüber beginnt die Besteuerung, die erste Stufe von 13.539 bis 21.992 Euro mit 20 Prozent. Maßgeblich ist dabei nicht Ihr Umsatz, sondern Ihr steuerpflichtiges Einkommen, vereinfacht gesagt Ihr Gewinn nach Abzug der Betriebsausgaben.

Die folgende Übersicht trennt die drei Ebenen, die in der Praxis oft durcheinandergeraten:

Ein dritter Posten ist die Sozialversicherung. Mit einer Gewerbeberechtigung werden Sie bei der Sozialversicherung der Selbständigen (SVS) pflichtversichert, und zwar unabhängig davon, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen. Die Beiträge richten sich nach Ihrem Gewinn; die jeweils gültigen Sätze und Mindestbeitragsgrundlagen veröffentlicht die SVS. Für Details zu Ihrer konkreten Steuerlast besprechen Sie die Zahlen am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Rechnung als Kleinunternehmer richtig stellen

Auf Ihren Rechnungen weisen Sie keine Umsatzsteuer aus, weder einen Steuersatz noch einen Steuerbetrag. Der Rechnungsbetrag ist der reine Leistungspreis. Zusätzlich gehört auf die Rechnung ein kurzer Hinweis darauf, dass Sie als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind. So kann Ihre Kundschaft nachvollziehen, warum keine Steuer ausgewiesen ist. Ein solcher Hinweis lautet zum Beispiel: "Umsatzsteuerbefreit aufgrund der Kleinunternehmerregelung."

Achten Sie darauf, die Umsatzsteuer nicht versehentlich doch gesondert auszuweisen. Weisen Sie als Kleinunternehmer trotz Befreiung eine Umsatzsteuer aus, schulden Sie diesen Betrag dem Finanzamt, solange Sie die Rechnung nicht gegenüber der Kundschaft berichtigen (USP: Kleinunternehmen). Ein falsch ausgewiesener Steuerbetrag wird also teuer, obwohl Sie eigentlich befreit sind.

Die übrigen Pflichtangaben einer Rechnung bleiben gleich: Name und Anschrift Ihres Unternehmens, Name und Anschrift der Empfängerin oder des Empfängers, Menge und Art der Leistung, das Datum sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer. Nur die Zeile mit der Umsatzsteuer entfällt und wird durch den Befreiungshinweis ersetzt.

Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung: der Vergleich

Ob die Befreiung ein Vorteil ist, hängt von Ihrem Geschäftsmodell ab. Wer überwiegend an Privatkundschaft verkauft, profitiert oft von der Regelung, weil die eigenen Preise ohne Umsatzsteuer günstiger wirken. Wer viel investiert oder hauptsächlich an Unternehmen liefert, fährt mit der Regelbesteuerung häufig besser, weil der Vorsteuerabzug bares Geld spart.

Die Einkommensteuer und die SVS-Beiträge fallen in beiden Spalten gleich an. Der Unterschied betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer und den damit verbundenen Verwaltungsaufwand.

Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung: wann sinnvoll?

Sie können freiwillig auf die Befreiung verzichten und zur Regelbesteuerung wechseln. Man spricht dabei von der Option zur Steuerpflicht oder vom Regelbesteuerungsantrag. Sinnvoll ist das vor allem, wenn Sie am Anfang hohe Investitionen tätigen, etwa in Geräte, Einrichtung oder Software. Denn nur mit Regelbesteuerung holen Sie sich die Vorsteuer aus diesen Anschaffungen zurück.

Bedenken Sie dabei die Bindungsfrist. Der Verzicht bindet Sie laut USP: Kleinunternehmen für fünf Jahre. Sie können nicht jedes Jahr neu entscheiden, sondern legen sich für einen längeren Zeitraum fest. In dieser Zeit müssen Sie Umsatzsteuer verrechnen, abführen und eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben.

Ob sich der Verzicht für Sie rechnet, hängt von der Höhe Ihrer Investitionen, Ihrer Kundenstruktur und Ihrer Umsatzplanung ab. Das ist eine klassische Frage für Ihre Steuerberatung, die die Zahlen für Ihren konkreten Fall gegenrechnet.

Grenze überschritten: was passiert?

Rund um die 55.000-Euro-Grenze gibt es eine Toleranz. Überschreiten Sie die Grenze im laufenden Kalenderjahr um nicht mehr als 10 Prozent, dürfen Sie die Kleinunternehmerregelung laut USP bis zum Jahresende weiter anwenden. Die Toleranzgrenze liegt damit bei 60.500 Euro.

Überschreiten Sie auch diese 10 Prozent, werden laut USP alle weiteren Umsätze umsatzsteuerpflichtig. Ab diesem Punkt müssen Sie auf Ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen und abführen. Behalten Sie Ihren laufenden Jahresumsatz deshalb im Blick, damit Sie rechtzeitig auf Umsatzsteuer umstellen und nicht rückwirkend in Schwierigkeiten geraten.

Kleinunternehmerregelung und Ihre Geschäftsadresse

Für die Umsatzsteuer spielt die Kleinunternehmerregelung eine Rolle, für die Gewerbeanmeldung nicht. Ganz gleich, ob Sie die Befreiung nutzen oder nicht: Für die Gewerbeanmeldung brauchen Sie eine echte, zustellfähige Geschäftsadresse. Ein reines Postfach genügt der Behörde nicht, und der angegebene Standort ist im Gewerberegister öffentlich einsehbar.

Wenn Sie von zu Hause arbeiten, Ihre Privatadresse aber nicht im öffentlichen Register führen möchten, können Sie eine Geschäftsadresse mieten. Postservice.at bietet eine echte physische Adresse im ersten Wiener Bezirk, die von der Behörde als vollwertiger Standort akzeptiert wird und Ihre Privatadresse schützt. Ihre Post erhalten Sie per Selbstabholung Mo bis So oder digital per Scan. So starten viele Gründerinnen und Gründer als Einzelunternehmen mit einem freien Gewerbe und der Kleinunternehmerregelung, ohne ein teures Büro anzumieten. Wo die Kleinunternehmerregelung im gesamten Ablauf einer Gründung steht, ordnet der Leitfaden Firma gründen in Österreich ein.

Häufige Fragen

Ich bin Kleinunternehmer, warum bekomme ich keine Rechnung ohne Mehrwertsteuer?

Weil die Befreiung nur für Ihre eigenen Ausgangsrechnungen gilt, nicht für die Rechnungen Ihrer Lieferanten. Ihr Lieferant ist selbst umsatzsteuerpflichtig und muss Ihnen die Umsatzsteuer regulär verrechnen. Ihr eigener Kleinunternehmerstatus ändert daran nichts, denn er ist an Ihren Umsatz gebunden, nicht an den Ihres Vertragspartners. Sie können deshalb von einem Lieferanten keine Rechnung ohne Umsatzsteuer verlangen.

Kann ich die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen zurückholen?

Nein. Als Kleinunternehmer haben Sie keinen Vorsteuerabzug, weil es sich um eine unechte Steuerbefreiung handelt. Die Umsatzsteuer auf den Rechnungen Ihrer Lieferanten ist für Sie ein Teil der Kosten, der Bruttobetrag ist Ihr echter Einkaufspreis. Nur umsatzsteuerpflichtige Unternehmen holen sich die Vorsteuer vom Finanzamt zurück. Wenn Ihnen der Vorsteuerabzug wichtig ist, kommt ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung infrage.

Zählt die Grenze brutto oder netto?

Maßgeblich ist Ihr gesamter Jahresumsatz, also die Summe dessen, was Sie tatsächlich verrechnen. Das USP nennt die Grenze von 55.000 Euro brutto und stellt klar, dass seit 2025 keine fiktive Umsatzsteuer mehr abgezogen wird. Weil Sie als Kleinunternehmer ohnehin keine Umsatzsteuer verrechnen, gibt es auf Ihren eigenen Rechnungen keinen Unterschied zwischen brutto und netto. Die 55.000 Euro sind schlicht das, was Sie einnehmen.

Muss ich eine Steuererklärung abgeben?

Für die Umsatzsteuer müssen Sie in der Regel keine Jahreserklärung abgeben, solange Sie unter der Grenze bleiben und nicht auf die Befreiung verzichtet haben. Von der Einkommensteuer befreit Sie die Kleinunternehmerregelung jedoch nicht: Übersteigt Ihr Gewinn den steuerfreien Bereich, geben Sie eine Einkommensteuererklärung ab. Welche Erklärungen für Ihren Fall gelten, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Ist die Kleinunternehmerregelung dasselbe wie ein Kleingewerbe?

Nein. "Kleingewerbe" ist kein offizieller Begriff der Gewerbeordnung. Gemeint ist damit meist ein freies Gewerbe in Kombination mit der Kleinunternehmerregelung. Die beiden Dinge sind aber getrennt: Das Gewerbe ist die gewerberechtliche Berechtigung, die Kleinunternehmerregelung ist eine steuerliche Befreiung. Die Gewerbeanmeldung läuft für ein "Kleingewerbe" genauso wie für jedes andere freie Gewerbe.

Wo beantrage ich die Kleinunternehmerregelung?

Einen eigenen Antrag brauchen Sie in der Regel nicht: Solange Ihr Umsatz unter der Grenze bleibt, greift die Befreiung automatisch. Aktiv tätig werden Sie nur, wenn Sie darauf verzichten und zur Regelbesteuerung optieren möchten. Ihr Gewerbe selbst melden Sie unabhängig davon an, in vielen Fällen online über das USP, wie im Artikel Gewerbeschein online beantragen beschrieben.

Quellen

• USP: Kleinunternehmen (Regelung seit 1. Jänner 2025)
• USP: Kleinunternehmerregelung ab 2025 (Neue Umsatzgrenzen)
• USP: Tarifstufen der Einkommensteuer
• SVS: Versicherte und Voraussetzungen für Gewerbetreibende