Notar bei der Firmengründung in Österreich

Ob Sie für Ihre Gründung einen Notar brauchen, hängt allein von der Rechtsform ab. Bei einer GmbH führt kein Weg daran vorbei, bei einem Einzelunternehmen kommen Sie ohne aus. Dieser Beitrag ordnet ein, wann der Notar zwingend ist, was er dabei tut, was das ungefähr kostet und wie Sie in Wien eine Kanzlei finden.

Wann ein Notar zwingend ist

Die Grenze verläuft zwischen Kapitalgesellschaften und dem Rest. Kapitalgesellschaften entstehen durch einen Gesellschaftsvertrag, der beurkundet werden muss. Personengesellschaften und Einzelunternehmen brauchen das nicht.

Bei OG und KG ist der Gesellschaftsvertrag formfrei, ein schriftlicher Vertrag ist trotzdem dringend zu empfehlen. Was dabei hineingehört, steht im Beitrag zur Gründung von OG und KG.

Der Detailblick auf die Frage, welche Vorgänge genau die Form eines Notariatsakts verlangen, findet sich im Beitrag wann ein Notariatsakt zwingend ist.

Was der Notar dabei tatsächlich macht

Der Notar ist mehr als eine Stempelstelle. Seine Aufgaben bei einer Gründung sind im Wesentlichen vier.

Er errichtet den Notariatsakt. Der Gesellschaftsvertrag wird in seiner Gegenwart verlesen, von allen Gesellschaftern unterschrieben und von ihm beurkundet. Damit steht fest, wer was wann vereinbart hat. Er prüft die Beteiligten. Identität, Geschäftsfähigkeit und Vertretungsbefugnis werden festgestellt. Bei ausländischen Gesellschaftern kommen beglaubigte Übersetzungen und gegebenenfalls eine Apostille dazu. Er beglaubigt die Musterzeichnung. Jede Person, die die Gesellschaft nach außen vertritt, hinterlegt ihre Unterschrift in beglaubigter Form beim Firmenbuch. Er reicht beim Firmenbuchgericht ein. In der Praxis übernimmt der Notar die Anmeldung gleich mit, elektronisch über das Firmenbuch. Was dabei sonst noch verlangt wird, beschreibt der Beitrag zur Firmenbuch-Eintragung.

Wann es auch ohne Notartermin geht

Zwei Wege reduzieren den Aufwand, ersetzen den Notar aber nicht in jedem Fall.

Die vereinfachte Gründung nach § 9a GmbH-Gesetz kommt tatsächlich ohne Notariatsakt aus. Das Gesetz sagt das ausdrücklich: Die Erklärung über die Errichtung der Gesellschaft bedarf "abweichend von § 4 Abs. 3 nicht der Form eines Notariatsakts", sondern wird elektronisch abgegeben. Auch die Firmenbuch-Anmeldung braucht dann keine beglaubigte Form. Die Identität stellt das Kreditinstitut bei der Einzahlung fest, die Bank übermittelt Bankbestätigung und Musterzeichnung direkt an das Firmenbuch.

Der Weg ist allerdings eng zugeschnitten. Alle Bedingungen müssen zusammen erfüllt sein:

• eine einzige Gesellschafterin oder ein einziger Gesellschafter, eine natürliche Person, und diese Person ist zugleich einzige Geschäftsführerin oder einziger Geschäftsführer
• Stammkapital von 10.000 Euro, davon 5.000 Euro bar eingezahlt
• die Errichtungserklärung beschränkt sich auf den gesetzlichen Mindestinhalt, Gründungskosten dürfen höchstens 500 Euro ersetzt werden
• ein Kreditinstitut macht mit, denn es übernimmt Identitätsfeststellung und Übermittlung

Sobald eine dieser Bedingungen nicht passt, etwa bei zwei Gesellschaftern, einem individuellen Gesellschaftsvertrag oder höherem Stammkapital, ist der Notariatsakt zwingend.

Der Notariatsakt per Videokonferenz ist der zweite Weg. Er ersetzt nicht den Notar, sondern nur den Weg in die Kanzlei. Beide Varianten stellt der Beitrag zur digitalen GmbH-Gründung gegenüber.

Für Einzelunternehmen stellt sich die Frage ohnehin nicht: Sie werden erst ab einer bestimmten Umsatzgrenze überhaupt ins Firmenbuch eingetragen, siehe Einzelunternehmen gründen.

Was das ungefähr kostet

Die Gebühren richten sich nach dem Notariatstarifgesetz und bemessen sich am Wert der Sache, im Gründungsfall also am Stammkapital. Wichtig dabei: Schließen bis zu vier natürliche Personen den Gesellschaftsvertrag, zählt nach § 5 Abs 8 nur die Hälfte des Stammkapitals. Als Erfahrungswert aus der Praxis werden für den Gesellschaftsvertrag einer GmbH häufig rund 800 bis 2.500 Euro genannt, eine Pauschale steht im Tarif allerdings nicht. Dazu kommen die Gerichtsgebühren für die Firmenbuch-Eintragung.

Die genaue Aufschlüsselung, was davon Beurkundung, Beglaubigung und Einreichung ist und wo sich sparen lässt, steht im Beitrag zu den Notarkosten bei der GmbH-Gründung.

Auch nach der Gründung: Änderungen im Firmenbuch

Der Notar begegnet Ihnen wieder, sobald sich etwas an der Gesellschaft ändert. Ein Wechsel in der Geschäftsführung, ein neuer Firmenwortlaut, eine Änderung des Gesellschaftsvertrags oder die Verlegung des Firmensitzes werden beim Firmenbuchgericht angemeldet, und die Anmeldung braucht beglaubigte Unterschriften.

Welche Änderung welchen Aufwand auslöst und was sie kostet, behandelt der Beitrag Firmenbucheintrag ändern.

Ein Punkt daraus vorweg, weil er regelmäßig übersehen wird: Wer die im Firmenbuch eingetragene Geschäftsanschrift ändert, braucht eine neue Anschrift, an der zugestellt werden kann. Wer damals die eigene Wohnadresse eingetragen hat und sie inzwischen nicht mehr öffentlich sichtbar haben möchte, löst genau diesen Vorgang aus.

Wie Sie in Wien eine Kanzlei finden

Notare sind in Österreich gebietsweise bestellt, Sie sind aber nicht an einen bestimmten gebunden. Für die Auswahl zählen in der Praxis drei Dinge: die Erreichbarkeit, die Erfahrung mit Gesellschaftsrecht und wie schnell ein Termin zu bekommen ist.

Wir pflegen dazu eine eigene Übersicht: alle alle Wiener Notariate nach Bezirk, sortiert nach Bezirk, mit Adresse, Telefon und Website. Sie stammt aus dem offiziellen Verzeichnis der Notariatskammer und wird regelmäßig aktualisiert.

Für den Termin selbst brauchen Sie in der Regel einen amtlichen Lichtbildausweis, die Angaben zu Firmenwortlaut und Geschäftsanschrift, die Aufteilung der Anteile und die Namen der Geschäftsführung.

Häufige Fragen

Kann ich eine GmbH ohne Notar gründen?

Ja, in genau einem Fall. Die vereinfachte Gründung nach § 9a GmbH-Gesetz kommt ohne Notariatsakt aus: Die Errichtungserklärung wird elektronisch abgegeben, die Identität stellt das Kreditinstitut bei der Einzahlung fest, und die Bank übermittelt Bankbestätigung und Musterzeichnung direkt an das Firmenbuch. Voraussetzung ist eine natürliche Person als einzige Gesellschafterin und zugleich einzige Geschäftsführerin, ein Stammkapital von 10.000 Euro mit 5.000 Euro Bareinzahlung und ein Gründungskostenersatz von höchstens 500 Euro. In jedem anderen Fall ist der Notariatsakt zwingend.

Darf ich mir den Notar frei aussuchen?

Ja. Sie sind nicht an eine bestimmte Kanzlei oder an Ihren Wohnbezirk gebunden.

Was kostet ein Notar bei der GmbH-Gründung?

Als Erfahrungswert werden rund 800 bis 2.500 Euro genannt, abhängig von der Bemessungsgrundlage und vom Aufwand. Einen Pauschalbetrag kennt das Notariatstarifgesetz nicht, verbindlich ist die Aufschlüsselung der Kanzlei. Die Details stehen im Beitrag zu den Notarkosten.

Brauche ich für ein Einzelunternehmen einen Notar?

Nein. Ein Einzelunternehmen entsteht mit der Gewerbeanmeldung, ein Firmenbucheintrag ist erst ab einer bestimmten Umsatzgrenze verpflichtend.

Muss ich für den Notariatsakt persönlich erscheinen?

Nicht zwingend. Der Notariatsakt ist auch per Videokonferenz möglich, wenn die technischen und rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Brauche ich schon vor dem Notartermin eine Geschäftsadresse?

Ja. Die Geschäftsanschrift gehört zu den Angaben, die in die Firmenbuch-Anmeldung einfließen. Sie sollte also feststehen, bevor die Anmeldung eingereicht wird.

Quellen

• GmbH-Gesetz, geltende Fassung im Rechtsinformationssystem des Bundes
• § 9a GmbH-Gesetz: vereinfachte Gründung
• Notariatstarifgesetz im Rechtsinformationssystem des Bundes
• Notariatsordnung im Rechtsinformationssystem des Bundes
• Unternehmensserviceportal des Bundes
• Notarfinder der Österreichischen Notariatskammer

Stand: August 2026. Der Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.