Rechnungsmerkmale Österreich: Pflichtangaben und Kleinbetrag

Eine Rechnung in Österreich braucht je nach Betrag unterschiedlich viele Merkmale. Bis 400 Euro brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung mit sechs Angaben. Darüber verlangt § 11 Umsatzsteuergesetz neun Pflichtangaben, darunter Name und Anschrift beider Seiten, eine fortlaufende Rechnungsnummer und Ihre UID-Nummer. Übersteigt der Gesamtbetrag 10.000 Euro, kommt die UID-Nummer Ihres Kunden dazu.

Rechnungsmerkmale nach Betrag: die Checkliste

Grundlage sind § 11 Abs. 1 Z 3 und Abs. 6 Umsatzsteuergesetz. Maßgeblich ist jeweils der Gesamtbetrag der Rechnung; die 400 Euro sind laut Unternehmensserviceportal der Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer.

Die neun Pflichtangaben im Einzelnen

Über 400 Euro gelten die allgemeinen Formerfordernisse. Eine Rechnung enthält dann:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens. Jede Bezeichnung reicht, die Name und Anschrift eindeutig feststellen lässt.
2. Name und Anschrift des Kunden. Über 10.000 Euro zusätzlich seine UID-Nummer, wenn Sie im Inland ansässig sind und an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen leisten.
3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren oder Art und Umfang der Leistung. Sammelbegriffe wie „Speisen und Getränke“ oder „Büromaterial“ reichen laut Unternehmensserviceportal nicht.
4. Tag der Lieferung oder Leistung oder der Zeitraum, über den sie sich erstreckt. Fallen Rechnungs- und Leistungsdatum zusammen, genügt laut Unternehmensserviceportal der Hinweis „Rechnungsdatum = Liefer- bzw. Leistungsdatum“. Bei abschnittsweiser Abrechnung genügt der Abrechnungszeitraum, wenn er einen Kalendermonat nicht übersteigt.
5. Entgelt und Steuersatz, bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf. Unterliegen Positionen verschiedenen Steuersätzen, etwa 20, 13 oder 10 Prozent, trennen Sie Entgelte und Steuerbeträge nach Steuersätzen. Seit 1. Juli 2026 gibt es zusätzlich den Satz von 4,9 Prozent für bestimmte Lebensmittel wie Milch, Brot, Eier und frisches Gemüse (§ 10 Abs. 1a UStG).
6. Steuerbetrag, laut Unternehmensserviceportal mit der Bezeichnung Umsatz- oder Mehrwertsteuer; nur den Steuersatz anzugeben reicht nicht. Bei einer Rechnung in fremder Währung steht der Steuerbetrag zusätzlich in Euro.
7. Ausstellungsdatum.
8. Fortlaufende Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird.
9. Ihre UID-Nummer, soweit Sie im Inland Lieferungen oder Leistungen erbringen, für die das Recht auf Vorsteuerabzug besteht.

Fehlt eine dieser Angaben, trifft das zuerst Ihren Kunden: Nur eine ordnungsgemäße Rechnung berechtigt ihn zum Vorsteuerabzug. Auf eine solche Rechnung hat er laut Unternehmensserviceportal einen zivilrechtlichen Anspruch. Die Angaben dürfen auch in anderen Belegen stehen, etwa im Lieferschein, wenn die Rechnung darauf hinweist (§ 11 Abs. 2 UStG).

Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro

Übersteigt der Gesamtbetrag 400 Euro nicht, genügt eine Kleinbetragsrechnung. Neben dem Ausstellungsdatum verlangt das Gesetz dann nur fünf Angaben (§ 11 Abs. 6 UStG):

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
2. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren oder Art und Umfang der Leistung
3. Tag oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung
4. Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
5. Steuersatz

Entfallen dürfen damit Name und Anschrift des Kunden, die fortlaufende Rechnungsnummer und die UID-Nummer. Den Steuerbetrag weisen Sie nicht gesondert aus, Bruttobetrag und Steuersatz genügen. Für Umsätze in andere EU-Staaten gilt die Erleichterung nicht: Besteht dafür eine Pflicht zur Rechnung, gehören alle Angaben darauf.

Über 10.000 Euro: die UID-Nummer des Kunden

Übersteigt der Gesamtbetrag 10.000 Euro, kommt die UID-Nummer Ihres Kunden auf die Rechnung. Das gilt, wenn Sie im Inland einen Wohnsitz oder Sitz, Ihren gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte haben und die Leistung an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen geht (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG). Bei Rechnungen an Privatpersonen entfällt die Angabe.

Die Nummer bekommen Sie von Ihrem Kunden. Ob sie gültig ist, prüfen Sie im UID-Bestätigungsverfahren über FinanzOnline oder für den schnellen Blick mit dem UID-Prüfer. Wie die eigene UID-Nummer vergeben wird und wo Sie sie finden, steht im Beitrag zur UID-Nummer in Österreich.

Rechnung als Kleinunternehmer

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, darf seit 1. Jänner 2025 unabhängig vom Betrag vereinfachte Rechnungen ausstellen. § 11 Abs. 6 UStG nennt neben Rechnungen bis 400 Euro ausdrücklich Rechnungen von Unternehmern, die die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer in Anspruch nehmen. Die eigene UID-Nummer muss nicht auf die Rechnung, denn diese Pflicht gilt nur für Umsätze mit Recht auf Vorsteuerabzug.

Umsatzsteuer weisen Sie als Kleinunternehmer nicht aus. Tun Sie es auf einer Rechnung an ein Unternehmen doch, schulden Sie den ausgewiesenen Betrag, bis Sie die Rechnung gegenüber Ihrem Kunden berichtigen (§ 11 Abs. 12 UStG). Ein kurzer Satz wie „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“ erklärt Ihrem Kunden, warum keine Steuer ausgewiesen ist. Grenze und Toleranz der Regelung erklärt der Beitrag zur Kleinunternehmerregelung in Österreich.

Reverse Charge und Rechnungen in andere EU-Staaten

Schuldet Ihr Kunde die Umsatzsteuer, etwa bei Dienstleistungen an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat oder bei Bauleistungen im Inland, gilt das Reverse-Charge-System. Die Rechnung weist dann keine Umsatzsteuer aus. Sie enthält die UID-Nummer des Kunden und einen Hinweis darauf, dass die Steuerschuld auf ihn übergeht (§ 11 Abs. 1a UStG); das Unternehmensserviceportal nennt dazu die UID-Nummer des leistenden Unternehmens. Für solche Dienstleistungen in einem anderen EU-Staat stellen Sie die Rechnung spätestens am 15. des Folgemonats aus.

Firmenbuchnummer, Sitz und Firmenbuchgericht

Neben dem Umsatzsteuergesetz gilt für im Firmenbuch eingetragene Unternehmen § 14 Unternehmensgesetzbuch: Auf allen Geschäftsbriefen und Bestellscheinen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, und auf der Website stehen Firma, Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht. Einzelunternehmer nennen zusätzlich ihren Namen, wenn er sich von der Firma unterscheidet.

Diese Angaben sind keine Rechnungsmerkmale nach dem Umsatzsteuergesetz. Die Rechnungsvorlage ist aber der einfachste Ort, sie dauerhaft unterzubringen, etwa in der Fußzeile. Was davon zusätzlich ins Impressum der Website gehört, erklärt der Beitrag zur Impressumspflicht in Österreich.

Anschrift auf der Rechnung: welche Adresse dort steht

Als Anschrift genügt jede Angabe, die Name und Anschrift Ihres Unternehmens eindeutig feststellen lässt (§ 11 Abs. 3 UStG). Bei eingetragenen Unternehmen bietet sich die Geschäftsanschrift aus dem Firmenbuch an, also die für Zustellungen maßgebliche Adresse. Dann zeigen Rechnung, Firmenbuch und Impressum dieselbe Adresse.

Wer von zu Hause aus arbeitet, schreibt sonst die Wohnadresse auf jede Rechnung an jeden Kunden. Postservice.at stellt dafür eine ladungsfähige Adresse in der Seitenstettengasse 5/37 in 1010 Wien: eine echte physische Adresse, kein Postfach, für Firmenbuch und Impressum und damit auch für Ihre Rechnungen. Ihre Post holen Sie Montag bis Sonntag selbst ab oder erhalten sie ab dem Plus-Paket als PDF per E-Mail. Die Adresse kostet ab 49 Euro netto pro Monat bei jährlicher Zahlung. Mehr dazu unter Firmenadresse für Rechnung und Impressum.

Wann Sie eine Rechnung ausstellen müssen und wie lange Sie sie aufbewahren

Zur Rechnung verpflichtet sind Sie, wenn Sie an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person leisten, außerdem bei steuerpflichtigen Werklieferungen und Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen. Die Rechnung stellen Sie innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes aus (§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG).

Eine elektronische Rechnung gilt als Rechnung, wenn der Empfänger zustimmt und Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind. An Dienststellen des Bundes sind seit 1. Jänner 2014 strukturierte elektronische Rechnungen verpflichtend. Eine Durchschrift oder Abschrift jeder Rechnung bewahren Sie sieben Jahre auf (§ 11 Abs. 2 UStG).

Häufige Fragen

Was muss auf einer Rechnung in Österreich stehen?

Über 400 Euro verlangt § 11 UStG neun Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Kunden, Menge und Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung, Leistungsdatum, Entgelt und Steuersatz, Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer und Ihre UID-Nummer, soweit Sie Umsätze mit Vorsteuerabzug ausführen. Über 10.000 Euro kommt die UID-Nummer des Kunden dazu.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 400 Euro brutto nicht übersteigt. Neben dem Ausstellungsdatum genügen Name und Anschrift des leistenden Unternehmens, Menge und Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung, das Leistungsdatum, der Bruttobetrag und der Steuersatz. Kunde, Rechnungsnummer und UID-Nummer dürfen entfallen.

Ab welchem Betrag muss die UID-Nummer des Kunden auf die Rechnung?

Wenn der Gesamtbetrag 10.000 Euro übersteigt, Sie im Inland ansässig sind und an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen leisten. Beim Reverse-Charge-System gehört die UID-Nummer des Kunden unabhängig vom Betrag auf die Rechnung.

Brauchen Kleinunternehmer eine UID-Nummer auf der Rechnung?

Nein. Die eigene UID-Nummer ist nur Pflicht, soweit Sie Umsätze mit Recht auf Vorsteuerabzug ausführen. Kleinunternehmer dürfen seit 1. Jänner 2025 außerdem unabhängig vom Betrag vereinfachte Rechnungen ausstellen.

Muss die Firmenbuchnummer auf die Rechnung?

Nach dem Umsatzsteuergesetz nicht. Für eingetragene Unternehmen verlangt aber § 14 UGB Firma, Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht auf allen Geschäftsbriefen an einen bestimmten Empfänger. Wer diese Angaben in die Fußzeile der Rechnungsvorlage schreibt, hat sie auf jedem Schreiben.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre. Wer eine Rechnung ausstellt, fertigt eine Durchschrift oder Abschrift an und bewahrt sie sieben Jahre auf. Bei elektronischen Rechnungen müssen Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit für diese Dauer gewährleistet sein.

Quellen

• § 11 Umsatzsteuergesetz im RIS: Ausstellung von Rechnungen, Fassung BGBl. I Nr. 97/2025 (abgerufen am 7. Oktober 2026)
• § 14 Unternehmensgesetzbuch im RIS: Geschäftspapiere und Bestellscheine (abgerufen am 7. Oktober 2026)
• USP: Rechnung, Kleinbetragsrechnung und e-Rechnung (abgerufen am 7. Oktober 2026)
• USP: Formerfordernisse einer Rechnung (abgerufen am 7. Oktober 2026)
• USP: Für den Vorsteuerabzug notwendige Rechnungsmerkmale (abgerufen am 7. Oktober 2026)
• USP: Falscher Steuerausweis und mögliche Rechnungsmängel (abgerufen am 7. Oktober 2026)
• USP: Reverse Charge System (abgerufen am 7. Oktober 2026)
• USP: Kleinunternehmen (abgerufen am 7. Oktober 2026)
• Postservice.at: Pakete und Preise

Stand der Angaben: 7. Oktober 2026. Titelbild: Foto von Sasun Bughdaryan auf Unsplash.