Beglaubigung oder Beurkundung: der Unterschied

Die beiden Begriffe klingen ähnlich und werden im Alltag oft vertauscht, sie bedeuten aber grundverschiedene Dinge. Der Unterschied lässt sich in einem Satz sagen: Die Beglaubigung bestätigt, wer unterschrieben hat. Die Beurkundung bestätigt, was vereinbart wurde.

Der Unterschied im Überblick

Die Beglaubigung ist ein Vermerk über die Echtheit einer Unterschrift, geregelt in § 79 Notariatsordnung. Die Beurkundung erfasst den Inhalt der Urkunde. Aus dieser einen Unterscheidung folgt alles Weitere: wer den Text verfasst, ob er verlesen wird, ob der Notar belehrt und wonach sich die Gebühr bemisst.

Bei der Beglaubigung prüft der Notar Ihre Identität und bestätigt, dass Sie in seiner Gegenwart unterschrieben haben. Was in dem Dokument steht, ist dabei nicht seine Sache: Nach § 79 Abs. 6 Notariatsordnung nimmt er vom Inhalt nur so weit Kenntnis, wie es für den Beurkundungsvermerk und das Beurkundungsregister nötig ist, und ist für den Inhalt nicht verantwortlich.

Bei der Beurkundung ist es umgekehrt: Der Notar errichtet die Urkunde, erklärt die Tragweite, verliest sie und beurkundet den Inhalt. Die strengste Ausprägung davon ist der Notariatsakt. Für ihn verpflichtet § 52 Abs. 1 Notariatsordnung den Notar ausdrücklich, die Parteien über Sinn und Folgen des Geschäfts zu belehren und den Akt zu verlesen, siehe wann ein Notariatsakt vorgeschrieben ist.

Wo Ihnen die Beglaubigung begegnet

Für Unternehmen ist die Beglaubigung der weit häufigere Fall. § 11 Unternehmensgesetzbuch verlangt, dass Anmeldungen zum Firmenbuch und die zur Aufbewahrung bei Gericht bestimmten Zeichnungen von Unterschriften in der Regel schriftlich in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden. Vier Vorgänge machen den Großteil aus.

• Firmenbuch-Anmeldungen. Der Regelfall nach § 11 Unternehmensgesetzbuch ist die beglaubigte Unterschrift der vertretungsbefugten Personen. § 11 Firmenbuchgesetz nimmt einzelne Angaben davon aus, darunter die für Zustellungen maßgebliche Geschäftsanschrift.
• Musterzeichnung. Wer die Gesellschaft vertritt, hinterlegt seine Unterschrift beim Firmenbuch. Bei der GmbH steht in § 17 Abs. 1 GmbH-Gesetz, wie: vor dem Gericht zeichnen oder die Zeichnung in beglaubigter Form vorlegen. Sie ist der Vergleichsmaßstab für spätere Unterschriften.
• Zustimmungserklärungen. Etwa die Erklärung des Adressinhabers, dass eine Anschrift als Geschäftsanschrift eingetragen werden darf.
• Vollmachten, wenn eine andere Person für Sie handeln soll. Für die Vollmacht zur Anmeldung verlangt § 11 Abs. 2 Unternehmensgesetzbuch dieselbe Form wie für die Anmeldung selbst.

Was das Firmenbuch bei einer Ersteintragung insgesamt verlangt, steht im Beitrag zur Firmenbuch-Eintragung.

Wo die Beurkundung verlangt wird

Die Beurkundung ist vorgeschrieben, wenn der Gesetzgeber mehr will als eine Unterschrift: den Nachweis, dass die Beteiligten die Tragweite verstanden haben. Das Gesellschaftsrecht nennt diese Fälle einzeln und unterscheidet dabei zwischen der notariellen Beurkundung und der strengeren Form des Notariatsakts.

• Notariatsakt für den Gesellschaftsvertrag der GmbH (§ 4 Abs. 3 GmbH-Gesetz), für die Satzung der Aktiengesellschaft (§ 16 Abs. 1 Aktiengesetz) und für die Übertragung von GmbH-Geschäftsanteilen unter Lebenden (§ 76 Abs. 2 GmbH-Gesetz).
• Notarielle Beurkundung für jeden Gesellschafterbeschluss, der den Gesellschaftsvertrag ändert (§ 49 Abs. 1 GmbH-Gesetz).

Für die FlexCo gilt dasselbe wie für die GmbH, weil § 1 Abs. 2 FlexKapGG das GmbH-Recht subsidiär anwendbar erklärt. Alles, was den Vertrag selbst berührt, fällt in diese Kategorie.

Wer beglaubigen darf

Notare beglaubigen Unterschriften. Für viele Zwecke kann das auch das Gericht. Für Firmenbuch-Anmeldungen ist die notarielle Beglaubigung der übliche Weg, weil die Kanzlei die Anmeldung anschließend gleich im elektronischen Rechtsverkehr einbringt und damit den Gebührenzuschlag vermeidet, den das Gerichtsgebührengesetz für Papiereingaben vorsieht.

Nicht ausreichend ist die Beglaubigung durch Gemeinden oder Bezirksämter, wenn das Firmenbuch eine notarielle Beglaubigung verlangt. Und eine beglaubigte Kopie ist etwas anderes als eine beglaubigte Unterschrift: Die Kopie bestätigt nur, dass die Abschrift mit dem Original übereinstimmt, und kostet nach § 29 Notariatstarifgesetz 2,40 Euro je Seite.

Eine Kanzlei in Ihrer Nähe finden Sie in der Übersicht der Übersicht der Wiener Notariate.

Was der Unterschied kostet

Die Beglaubigung ist im Notariatstarifgesetz mit festen Beträgen hinterlegt. § 25 Abs. 1 staffelt die Gebühr je Unterschrift nach der Bemessungsgrundlage: 2,80 Euro bis 360 Euro, 3,60 Euro bis 730 Euro und ebenso, wenn der Wert nicht bestimmbar ist, 6,90 Euro bis 3.630 Euro.

Nach oben ist die Gebühr gedeckelt: Sie beträgt nie mehr, als einer Bemessungsgrundlage von 726.730 Euro entspräche. Und § 25 Abs. 2 halbiert sie für die zweite und jede weitere Unterschrift, wenn mehrere Personen gleichzeitig dasselbe Schriftstück unterfertigen.

Das ist die tarifmäßige Gebühr, nicht automatisch der Rechnungsbetrag. Nach § 2 Notariatstarifgesetz deckt sie die gewöhnlich damit verbundenen Verrichtungen in der Kanzlei ab, § 3 Abs. 1 lässt für die Wertgebühr bei ungewöhnlichem Umfang oder besonderer Schwierigkeit bis zum Doppelten zu. Die Beträge gelten seit 1. Mai 2023.

Die Beurkundung bemisst sich dagegen am Wert der Sache und liegt deutlich höher. Genau deshalb ist es relevant zu wissen, welche Form Ihr Vorgang tatsächlich verlangt: Wer eine Beurkundung beauftragt, wo eine Beglaubigung genügt, zahlt ohne Not das Vielfache.

Wie sich die Gebühren im Einzelnen berechnen, zeigt der Beitrag was der Notar bei einer Gründung verrechnet.

Häufige Fragen

Reicht für eine Firmenbuch-Anmeldung eine Beglaubigung?

Ja, und in einzelnen Fällen genügt sogar weniger. § 11 Unternehmensgesetzbuch verlangt für Anmeldungen in der Regel die öffentlich beglaubigte Form, § 11 Firmenbuchgesetz nimmt bestimmte Angaben davon aus, darunter die Geschäftsanschrift. Ob zusätzlich eine Beurkundung nötig ist, hängt davon ab, ob der Gesellschaftsvertrag geändert wird.

Was kostet eine notarielle Beglaubigung?

Nach § 25 Abs. 1 Notariatstarifgesetz 2,80 Euro je Unterschrift bei einer Bemessungsgrundlage bis 360 Euro und gestaffelt mehr darüber. Ist der Wert nicht bestimmbar, sind es 3,60 Euro. Für die zweite und jede weitere gleichzeitig beglaubigte Unterschrift auf demselben Schriftstück fällt nach Abs. 2 nur die Hälfte an.

Kann ich eine Unterschrift online beglaubigen lassen?

Ja. § 79 Abs. 9 Notariatsordnung erlaubt die Beglaubigung ohne physische Anwesenheit. Der Notar muss dabei über eine optische und akustische Zweiweg-Verbindung ununterbrochen mit Ihnen verbunden sein und den Vorgang der Unterschrift lückenlos mitverfolgen können. Die Identität wird nach § 69b Abs. 2 videogestützt anhand eines amtlichen Lichtbildausweises oder über einen elektronischen Ausweis festgestellt. Bei einer händischen Unterschrift fügen Sie dem elektronischen Abbild zusätzlich Ihre elektronische Signatur bei, und der Beglaubigungsvermerk hält fest, dass die Beglaubigung auf diesem Weg zustande gekommen ist.

Was ist eine Musterzeichnung genau?

Die beim Firmenbuch hinterlegte, beglaubigte Unterschrift einer vertretungsbefugten Person. Sie dient als Vergleichsmaßstab. Bei der GmbH regelt § 17 Abs. 1 GmbH-Gesetz, dass neue Geschäftsführer ihre Unterschrift vor dem Gericht zeichnen oder die Zeichnung in beglaubigter Form vorlegen.

Genügt eine Beglaubigung durch die Gemeinde?

Für Firmenbuch-Zwecke in der Regel nicht. Dort wird die notarielle oder gerichtliche Beglaubigung verlangt.

Brauche ich für die Zustimmungserklärung zur Geschäftsadresse eine Beglaubigung?

Das Firmenbuchgericht verlangt eine Zustimmungserklärung des Adressinhabers. Sie ist eine eigene Beilage und nicht Teil der Anmeldung, die Formfreiheit des § 11 Firmenbuchgesetz für Anmeldungen zur Geschäftsanschrift sagt über sie also nichts aus. In welcher Form sie einzureichen ist, klärt die Kanzlei, die die Anmeldung einbringt.

Quellen

• Notariatsordnung im Rechtsinformationssystem des Bundes
• § 52 Notariatsordnung: Belehrungs- und Verlesungspflicht beim Notariatsakt
• § 69b Notariatsordnung: elektronischer Notariatsakt und Identitätsfeststellung
• § 79 Notariatsordnung: Beglaubigung von Unterschriften, Abs. 9 zur Videoverbindung
• § 25 Notariatstarifgesetz: Gebühr für die Beglaubigung einer Unterschrift
• § 29 Notariatstarifgesetz: Abschriftenbeglaubigungsgebühr
• Firmenbuchgesetz im Rechtsinformationssystem des Bundes
• § 11 Firmenbuchgesetz: vereinfachte Anmeldung ohne beglaubigte Form
• § 11 Unternehmensgesetzbuch: Anmeldungen in öffentlich beglaubigter Form
• § 17 GmbH-Gesetz: Anmeldung der Geschäftsführer und Zeichnung der Unterschrift
• § 49 GmbH-Gesetz: notarielle Beurkundung bei Änderung des Gesellschaftsvertrags
• § 16 Aktiengesetz: Feststellung der Satzung in Form eines Notariatsakts
• Unternehmensserviceportal des Bundes

Stand: August 2026. Die Beträge des Notariatstarifgesetzes geben die seit 1. Mai 2023 geltende Fassung wieder (BGBl. II Nr. 132/2023). Der Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.