Datenschutzerklärung

gemäß Artikel 13 und 14 DSGVO

Verantwortlicher: 1010 Works GmbH Seitenstettengasse 5/37 1010 Wien E-Mail: [Ihre E-Mail-Adresse einfügen]

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Nachstehend informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten im Rahmen unserer Dienstleistungen (Virtual Office, Co-Working, Postservice) verarbeiten.

1. Welche Daten wir verarbeiten Im Rahmen der Vertragsanbahnung und -durchführung erheben wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten: Vor- und Nachname, Firmenname, Anschrift, Geburtsdatum.

• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer.

• Legitimationsdaten: Kopien von amtlichen Lichtbildausweisen (Reisepass, Personalausweis) zur Identitätsfeststellung (Geldwäscheprävention).

• Vertrags- und Zahlungsdaten: Bankverbindungen, UID-Nummer, Rechnungsinformationen, Vertragsdauer.

• Zutrittsdaten: Protokollierung der Schließungen über das elektronische Zutrittssystem „AirKey“.

• Postdaten: Absenderinformationen von eingehenden Sendungen, Datum des Posteingangs und der Abholung/Weiterleitung.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2003, DSG).

2.1. Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) Die Verarbeitung ist notwendig, um den Dienstleistungsvertrag mit Ihnen zu erfüllen. Dazu gehören:

• Einrichtung und Verwaltung des Virtual Office und der Geschäftsadresse.

• Zuordnung, Benachrichtigung und Aufbewahrung von Postsendungen.

• Bereitstellung von Zutrittsmitteln (AirKey, Schlüssel).

• Abrechnung der Leistungen.

2.2. Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) Wir unterliegen diversen gesetzlichen Pflichten, die eine Datenverarbeitung erfordern:

• Aufbewahrungspflichten gemäß Unternehmensgesetzbuch (UGB) und Bundesabgabenordnung (BAO) (in der Regel 7 Jahre).

• Sorgfaltspflichten zur Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (Identitätsprüfung).

2.3. Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) Soweit erforderlich, verarbeiten wir Daten zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten:

• Sicherheit der Räumlichkeiten (Zutrittskontrolle).

• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten (z.B. Eintreibung offener Forderungen).

3. Empfänger der Daten Innerhalb der 1010 Works GmbH erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Darüber hinaus können Ihre Daten an folgende externe Empfänger übermittelt werden:

• Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (zur Erfüllung steuerrechtlicher Pflichten).

• Banken und Zahlungsdienstleister (zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs).

• IT-Dienstleister (Hosting, Software-Support), die als Auftragsverarbeiter vertraglich zur Geheimhaltung verpflichtet sind.

• EVVA Sicherheitstechnik GmbH (als Betreiber des Systems „AirKey“ zur Verwaltung der digitalen Zutrittsberechtigungen).

• Behörden und Gerichte, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht (z.B. Finanzpolizei, Strafverfolgungsbehörden).

4. Spezielle Hinweise zum Zutrittssystem „AirKey“ Zur Verwaltung des Zutritts zu den Räumlichkeiten nutzen wir das System „AirKey“. Hierbei werden Schließereignisse (wer hat wann welche Tür geöffnet) protokolliert.

• Zweck: Sicherheit des Objekts und Nachvollziehbarkeit bei Diebstahl oder Sachbeschädigung.

• Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie Vertragserfüllung.

• Die Zutrittsprotokolle werden nur im Anlassfall (z.B. Einbruch, Sachbeschädigung) eingesehen.

5. Speicherdauer Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist:

• Vertragsdaten: Bis zur Beendigung des Vertrages und darüber hinaus bis zum Ablauf der Verjährungsfristen für mögliche Rechtsansprüche (i.d.R. 3 Jahre nach Vertragsende).

• Steuerrechtlich relevante Belege: 7 Jahre (§ 132 BAO).

• Identifikationsdaten: Gemäß den geltenden Geldwäschebestimmungen (in der Regel 5 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung).

6. Ihre Rechte Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu. Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde (Barichgasse 40-42, 1030 Wien).

Kontakt für Datenschutzanfragen: Bitte wenden Sie sich an: hello@1010.works